WFP rekrutiert für diese beiden Stellen (14. Mai 2024)

WFP rekrutiert für diese beiden Stellen (14. Mai 2024)
WFP rekrutiert für diese beiden Stellen (14. Mai 2024)
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Hintergrund

Das Welternährungsprogramm der Vereinten Nationen ist die weltweit größte humanitäre Organisation zur Bekämpfung des globalen Hungers. Die Mission des WFP besteht darin, der Welt dabei zu helfen, noch zu unseren Lebzeiten den Hunger zu beenden. Jeden Tag setzt sich WFP auf der ganzen Welt dafür ein, dass kein Kind hungrig zu Bett geht und dass die Ärmsten und Schwächsten, insbesondere Frauen und Kinder, Zugang zu den nahrhaften Nahrungsmitteln haben, die sie brauchen. Als Mitglied der WFP-Verwaltungseinheit in der Zentralafrikanischen Republik wird der internationale Berater unter der allgemeinen Leitung und Aufsicht des Abteilungsleiters das Gesamtmanagement der Verwaltungsdienste unterstützen, Prozesse und Transaktionen verwalten und ausführen und so eine hohe Qualität und Präzision der Arbeit gewährleisten.

INTERNE UND EXTERNE STELLENAUSSCHREIBUNG

POSITIONSTITEL 1: Verwaltungsbevollmächtigter

VERTRAGSART : Internationaler Juniorberater

EINHEIT/ABTEILUNG : RBD-CAR CO

DIENSTSTELLE : Bangui, Zentralafrikanische Republik

DAUER : 11 Monate

Pflichten und Verantwortlichkeiten (nicht erschöpfend)

Zusammenfassung der Hauptfunktionen:

Das Portfolio der Verwaltungseinheit, das das Hauptbüro und die Außenstellen in Bangui umfasst, umfasst unter anderem: Einrichtungen, Vermögenswerte, Flotte, Transport, Reisen, Protokoll, Unterbringung, Käufe und Verträge, Raumbelegung, Fahrgemeinschaften und Passagiermobilität. , Umweltverträglichkeit, Ingenieurwesen, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz/Due Diligence, UN-Reform, Eventmanagement, interne Kontrollen, Datenanalyse und Visualisierung.

Der Amtsinhaber ist dafür verantwortlich, den Leiter der Verwaltungseinheit bei der Umsetzung von Verwaltungsstrategien zu unterstützen, die effektive und effiziente Ausführung von Verwaltungsfunktionen gemäß den WFP-Vorschriften, -Verfahren und -Standards sicherzustellen und den Kapazitätsaufbau des Personals im Allgemeinen sicherzustellen Verwaltung. besonders. M/Sie unterstützt die Umsetzung mittel- und langfristiger Strategien und die Verbesserung von Richtlinien, Systemen und Verfahren, um sicherzustellen, dass die bereitgestellten Dienste die strategischen Ziele des WFP unterstützen und den Richtlinien, Standards, Vorschriften und Prozessen der Organisation entsprechen, während gleichzeitig die Managementdienste in Betrieb genommen werden Strategie.

Das Ergebnis dieser Konsultation wird sein

  1. Vertragsmanagement: Unterstützen Sie den Aufbau erforderlicher Verträge und langfristiger Vereinbarungen (LTA) mit relevanten Lieferanten und entwickeln Sie eine Tracking-Datenbank für diese. Unterstützen Sie die Einrichtung und Verwaltung des Memorandum of Understanding (MOU) mit anderen UN-Organisationen und überwachen Sie die Kostenerstattung und -zahlung.
  2. Kraftstoff- und Flottenmanagement: Gleichen Sie alle Daten zu allen Massenkraftstoffen aus den CO- und Außenstellen innerhalb und außerhalb des FMS ab und arbeiten Sie mit dem Experten und dem Abteilungsleiter zusammen, um einen geeigneten Mechanismus zur Kraftstoffverwaltung einzurichten und eine konstante Versorgung und Kostenreduzierung sicherzustellen. Unterstützen Sie eine gute Koordination und Verwaltung der Flotte.
  3. Vermögensverwaltung: Abgleichen aller Daten zur Vermögensverwaltung innerhalb und außerhalb von GEMS, Vorbereitung der Vermögensveräußerung und Versteigerung aller Vermögenswerte, einschließlich Suchmechanismen zur Wiederverwertung und lokalen Entsorgung von Vermögenswerten, die nicht versteigert werden können.
  4. Reisen und Protokoll: Gleichen Sie alle Daten zu lokalen und internationalen Reisen und Personalvorteilen ab, einschließlich der Einrichtung eines Ticketverfolgungs- und Zahlungssystems und der Implementierung von Reise-SOPs für das Reisebüro. Unterstützen Sie das Landesbüro bei der Verwaltung des Protokolls, einschließlich der Schulung des Personals zum Protokoll und der Kommunikation mit verschiedenen Regierungsstellen, um Kontakte und Prozesse herzustellen.
  5. Überwachung und Einhaltung: Unterstützen Sie die Erleichterung der Übereinstimmung der bereitgestellten Dienste (z. B. von WFP verwaltete Einrichtungen, Vermögenswerte und Reisemanagement usw.) mit der Sicherheits- und Gesundheitsrichtlinie des Unternehmens am Arbeitsplatz und geben Sie dem Management gegebenenfalls Empfehlungen zu Verbesserungen/Änderungen . . Arbeiten Sie weiter an der Erstellung und Überprüfung von SOPs für die Verwaltung und Umsetzung von Überwachungs- und Prüfungsempfehlungen.
  6. Datendigitalisierung und -analyse: Unterstützen Sie das Management und führen Sie komplexe Datenanalysen durch, um dem Management und den Kunden genaue Informationen und Berichte für eine effektive Planung und Entscheidungsfindung bereitzustellen, und überprüfen und verbessern Sie die Überwachungs- und Berichterstellungstools für Verwaltungsaktivitäten und Berichte zu Kraftstoff, Reisen usw. Büroverbrauchsmaterialien, Bereitstellung von Bürodienstleistungen usw. Stärken Sie die Einhaltung digitaler Praktiken und den Einsatz digitaler Tools für die Leistungserbringung.
  7. Ressourcenmanagement: Unterstützen Sie die Verwaltung vorhandener Ressourcen im Verantwortungsbereich (z. B. von WFP verwaltete Einrichtungen, Vermögenswerte, Treibstoff- und Reisemanagement usw.) und schätzen Sie neue Bedürfnisse ein, die auf Effizienz, Rentabilität und Geschwindigkeit von Abläufen und Dienstleistungen abzielen. Übernehmen Sie mit der Unterstützung der Zentrale die Führung bei der Neugestaltung des Koordinationsbüros, einschließlich Sitzordnung, Neudekoration und Büro-Branding.
  8. Unterstützung vor Ort, Schulung und Kapazitätsaufbau: Stellen Sie sicher, dass die Außenstellen die maximal erforderliche Unterstützung erhalten, um sicherzustellen, dass ihre Bedürfnisse rechtzeitig erfüllt werden. Schulen Sie alle Mitarbeiter in Verwaltungsabläufen und der Verwendung verschiedener Systeme innerhalb des WFP
  9. Unterstützen Sie die Zusammenarbeit des Landesbüros mit dem WFP-Regionalbüro in Dakar und dem WFP-Hauptquartier in Rom bei verschiedenen Initiativen zur Automatisierung von Verwaltungsfunktionen. Nehmen Sie aktiv an verschiedenen Anfragen und Initiativen der Zentrale und des Regionalbüros teil und tragen Sie dazu bei. Gleichzeitig geben Sie zeitnah Feedback, um sicherzustellen, dass die Interessen des Landesbüros gewahrt bleiben.
  10. Alle weiteren Aufgaben, die entsprechend den Bedürfnissen des Landesbüros zugewiesen werden.

Qualifikation und Erfahrung erforderlich

  • Universitätsabschluss in Betriebswirtschaft/öffentlicher Verwaltung, Finanzen, Ingenieurwesen oder anderen relevanten Bereichen im Zusammenhang mit allgemeinem Dienstleistungsmanagement und Büroverwaltung.
  • Mindestens zwei (2) Jahre Verwaltungserfahrung im WFP-System oder anderswo sind erforderlich.
  • Erfahrungen mit WFP und dem System der Vereinten Nationen sowie Kenntnisse in Managementsystemen oder anderer Verwaltungssoftware wären von großem Vorteil.
  • Gute Kenntnisse in Word, Excel und PowerPoint sowie Erfahrung im Umgang mit ERP- und WFP-Software, darunter WINGS, FMS, GEMS, GSMT, ARCHIBUS und anderen, sowie in der Analyse komplexer Daten.
  • Erfahrung mit dem UN-Reformprogramm und Fähigkeit zur Operationalisierung insbesondere des BOS und der gemeinsamen Räumlichkeiten im Land.

Sprache

  • Beherrschung (Stufe B) von Französisch und Englisch.
  • Kenntnisse der Landessprache wären von Vorteil.

Erforderliche Fähigkeiten und Kompetenzen

  • Kunden- und Lösungsorientierung, Proaktivität, Feedback und effektive Kommunikation.
  • Arbeiten Sie unabhängig und fördern Sie gleichzeitig Teamarbeit und ein effektives Management von Zeit, Konflikten und Veränderungen.
  • Zeigen Sie Integrität, indem Sie ethische Werte und Standards vorleben.
  • Strategische Ziele verstehen und kommunizieren.
  • Verstehen Sie die Region und den Kontext und können Sie die erforderlichen Arbeitsbeziehungen mit lokalen Behörden und Partnern aufbauen.

BEWERBUNGSSCHLUSS: 21. Mai 2024

WFP verfolgt einen Null-Toleranz-Ansatz gegenüber Verhaltensweisen wie Betrug, sexueller Ausbeutung und Missbrauch, sexueller Belästigung, Autoritätsmissbrauch und Diskriminierung. Alle ausgewählten Kandidaten müssen sich an die Verhaltensstandards des WFP halten und werden daher intern oder durch Dritte strengen Hintergrundüberprüfungen unterzogen. Ausgewählte Kandidaten müssen im Rahmen der Überprüfung außerdem zusätzliche Informationen bereitstellen. Jede falsche Darstellung der während des Einstellungsverfahrens gemachten Angaben kann zur Disqualifikation oder Entlassung führen.

WFP wird in keiner Phase des Rekrutierungsprozesses, einschließlich der Angebotsphase, eine Zahlung verlangen. Jede Zahlungsaufforderung muss abgelehnt und den örtlichen Strafverfolgungsbehörden gemeldet werden, damit entsprechende Maßnahmen ergriffen werden können.

HIER BEWERBEN

POSITION 2 Partnerships, Communication and Reporting Manager, (Interner Berater Level II), Accra, Ghana

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