„Als Angestellter habe ich in einem Start-up mit 50 Leuten eine Vier-Tage-Woche aufgebaut“

„Ich habe einen ziemlich ungewöhnlichen Hintergrund. Bevor ich mich als selbständiger Personalberater mit Spezialisierung auf Vier-Tage-Wochen selbstständig machte, war ich nach meinem Studium an der Ingenieurschule Centrale Marseille (seit 2023 in Centrale Méditerranée umbenannt) zunächst Webentwickler.

Während eines Gap Year im Jahr 2018 habe ich ein Praktikum als rechte Hand des CEOs beim Start-up Lalilo gemacht, das einen digitalen Assistenten für den Schreibunterricht für Grundschullehrer anbietet. Lalilo ist ein Unternehmen an der Spitze der Managementpraktiken: Wir haben Anspruch auf unbegrenzten Urlaub, die Gehälter sind allen bekannt, wir entscheiden über unsere eigenen Erhöhungen …

Mir gefällt die Unternehmenskultur so gut, dass ich alles tun werde, um dorthin zurückzukehren. Lalilo beschäftigt viele Entwickler. Ich habe mich daher dazu entschlossen, mich im Rahmen eines Masterstudiums auf dieses Fachgebiet zu spezialisieren und dabei alle Wahlmöglichkeiten der Informatik zu belegen.

Entwickler mit HR-Obergrenze

Mein Plan funktioniert. Im Jahr 2021 komme ich als Entwickler wieder zu Lalilo. Ich habe die Möglichkeit, an internen Projekten teilzunehmen, die nichts mit meinen Hauptaufgaben zu tun haben. Die Gelegenheit für mich, den HR-Bereich zu entdecken: Ich führe zahlreiche Vorstellungsgespräche, kümmere mich um die Personalbeschaffung, das Onboarding… Damals machte die Vier-Tage-Woche immer mehr Aufsehen in den Medien und befeuerte zahlreiche Bürogespräche. Gemeinsam mit Kollegen haben wir beschlossen, eine Arbeitsgruppe zu diesem Thema einzurichten.

Unser Ziel: eine Erprobung mehrerer Monate der Vier-Tage-Woche ohne Arbeitszeitverlängerung an Arbeitstagen und ohne Gehaltseinbußen auf die Beine zu stellen. Kurz gesagt: Weniger arbeiten und trotzdem genauso viel verdienen. Wir geben die Idee an andere Mitarbeiter weiter. Das Projekt wird von der überwiegenden Mehrheit von ihnen und insbesondere vom Management bestätigt. Los geht’s!

Aber eine solche Veränderung kommt nicht ohne Vorbereitung. Damit das Projekt möglichst stress- und spannungsfrei umgesetzt wird, nehmen wir uns die Zeit, die anstehende Neuorganisation so detailliert wie möglich zu kommunizieren und detailliert darzustellen. Wir befragen zunächst alle Mitarbeiter, um ihre Meinungen und Bedenken zu erfahren.

Im Vorfeld denken wir auch über die notwendigen Umstrukturierungen nach, damit diese Veränderung allen ein ruhiges und effizientes Arbeiten ermöglicht: Welche Besprechungen sind wirklich wichtig? Für wen ? Können Aufgaben bei Abwesenheit einer Person an andere delegiert werden? Wenn dies nicht der Fall ist, sollten bestimmte Mitarbeiter in neuen Fähigkeiten geschult werden? Wir wählen ein Modell mit festen Abwesenheitstagen, Mittwoch und Freitag. Jedes Team muss sich dann so organisieren, dass an diesen beiden Tagen Mitarbeiter anwesend sind, um die Kontinuität des Dienstes zu gewährleisten. Außerdem begrenzen wir Besprechungen auf maximal dreißig Minuten.

Ein minimaler Produktionsrückgang

Anschließend starten wir eine dreimonatige Testphase. Während dieser Zeit überwachen wir sorgfältig verschiedene Indikatoren: Produktion, Stressniveau, Auswirkungen auf die Zusammenarbeit und Work-Life-Balance. Bei Bedarf bieten wir im weiteren Verlauf organisatorische Anpassungen an.

Am Ende des Tests sind die Ergebnisse erstaunlich. Die Vier-Tage-Woche hatte nahezu keine Auswirkungen auf die Produktivität der Mitarbeiter. In den meisten Dienstleistungen blieb die Produktion im Gleichgewicht. In anderen beobachten wir einen leichten Rückgang von etwa 5 bis 6 %. Andererseits verzeichneten bestimmte Berufe, beispielsweise der des Entwicklers, einen Produktionsanstieg. Für uns sind diese Zahlen angesichts der kurzen Testdauer sehr ermutigend. Und vor allem: Die Reduzierung des Stresslevels und die Steigerung der Zufriedenheit mit der Work-Life-Balance sind enorm.

Doch die Gründung dieser neuen Organisation verlief nicht ohne Schwierigkeiten. Bestimmte Positionen sind schwieriger in diese neue Organisation zu integrieren, insbesondere diejenigen, die mit Personen besetzt sind, die allein für ihre Aufgaben verantwortlich sind und nicht delegieren können, sowie in der Kundendienstabteilung, die eine große Reaktionsfähigkeit erfordert, um auf Benutzer zu reagieren.

Mehr in Ordnung, die Vier-Tage-Woche verschärft nur bereits bestehende Probleme. Dank der Umsetzung stellten wir beispielsweise fest, dass eine Person bei Lalilo zu viele Aufgaben alleine hatte und nie Urlaub nahm. Dieser Test war eine Gelegenheit, gemeinsam darüber nachzudenken, wie wir unsere Arbeitsbelastung reduzieren können. Um den Kundenservice auf die Vier-Tage-Woche umstellen zu können, wurde das Produktteam für die Übernahme geschult. Neue Aufgaben, die auch für sie nützlich sind, um die Kundenbedürfnisse besser zu verstehen.

Insgesamt durch Überprüfung der gesamten Organisation in der Phase vor dem Test – Eliminierung und Verkürzung der Zeit aller Besprechungen, die durchgeführt werden könnten, Anpassung und Schulung bestimmter Mitarbeiter für neue Aufgaben, damit jeder seine Aufgaben während seiner Abwesenheit delegieren kann, Hervorhebung von bestimmte organisatorische Probleme und Suche nach Lösungen usw. – viele Probleme wurden gelöst und Produktivität, Tatsächlichverbessert.

Der Zauber der Vier-Tage-Woche

Am Ende des Experiments wollten fast alle der fünfzig Mitarbeiter diese neue Organisation beibehalten. Doch wie lässt sich erklären, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens in vier Arbeitstagen fast genauso viel produzieren können wie in fünf? Ich habe mehrere Erklärungen identifiziert.

Erstens ermöglicht die Vier-Tage-Woche den Arbeitnehmern, ausgeruhter zur Arbeit zu kommen und verringert so das Risiko von Berufskrankheiten wie Burn-out. Zweitens handelt es sich um eine Organisationsform, die eine bessere Trennung der privaten und beruflichen Sphäre ermöglicht. Wenn Sie fünf Tage die Woche arbeiten, müssen Sie sich manchmal Zeit nehmen, um zum Arzt, zur Bank usw. zu gehen. Während einer Vier-Tage-Woche neigen Mitarbeiter dazu, diese Termine auf ihren freien Tag zu konzentrieren. Das entlastet sie mental und ermöglicht ihnen, sich voll und ganz auf ihre vier Arbeitstage zu konzentrieren.

Eine andere Erklärung: Je mehr Zeit wir für die Erledigung einer Aufgabe haben, desto mehr Zeit nehmen wir uns dafür. Durch die Einführung von mehr Zeitbeschränkungen am Arbeitsplatz sind die Mitarbeiter im Allgemeinen effizienter!

Bei Lalilo haben wir uns für ein Modell mit vorgeschriebenen Abwesenheitstagen entschieden: entweder Mittwoch oder Freitag. Aufgrund der Abwesenheit vieler Mitarbeiter sind diese Tage zu Tagen ohne Besprechungen geworden, die ganze Tage voller „Deep Work“ bedeuten. Ein echter Produktivitätsgewinn!

Und schließlich erfordert die Umsetzung der Vier-Tage-Woche, wenn sie gut umgesetzt wird, eine Verbesserung der internen Prozesse im Vorfeld und damit eine Steigerung der Produktivität.

Der große Sprung ins Unternehmertum

Am Ende dieses Projekts bei Lalilo möchte ich wirklich zu 100 % in die Welt des Personalwesens einsteigen. Warum nicht mein eigenes Unternehmen gründen? Ich wollte schon immer Unternehmer werden, ich hatte an der Centrale Marseille eine Ausbildung zum Unternehmer gemacht, mir fehlte „nur“ das Fach, in das ich mich mit Leib und Seele stürzen konnte. Er war nun alle gefunden.

Nach einer viermonatigen HR-Ausbildung bei IESEG, die parallel zu meiner Arbeit bei Lalilo stattfand und von meinem Arbeitgeber finanziert wurde, beschloss ich im Dezember 2023, mich als Personalberaterin mit der Spezialisierung auf Vier-Tage-Wochen selbstständig zu machen. Meine Mission: Unternehmen zu unterstützen, die zögern, auf die Vier-Tage-Woche umzusteigen, sich aber nicht trauen, den Schritt zu wagen.

Es ist nicht jeden Tag einfach, vor allem finanziell. Nachdem ich bei Lalilo ein angenehmes Gehalt von 51.000 Euro brutto pro Jahr genossen habe, kann ich es mir noch nicht leisten. Aber ich habe das Glück, dass ich mit meinem Unternehmen eine konventionelle Kündigung aushandeln konnte und noch ein paar Monate von der Arbeitslosigkeit profitieren konnte, um mein Geschäft in Gang zu bringen.

Ich habe die Entscheidung getroffen, meinen Job aufzugeben, um mich zu 100 % diesem neuen Abenteuer widmen zu können. Und ich bereue es keine Sekunde! Trotz der finanziellen Schwierigkeiten fühle ich mich rundum wohl. »